Privacy policy
Privacyverklaring
Werk Makelaardij B.V.
Dit is de privacyverklaring van Werk Makelaardij B.V. gevestigd aan de Annie
Romeinsingel 148 te Leiden (hierna: de “Makelaar”
of “wij”). Deze privacyverklaring is
van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten,
potentiële klanten en andere personen die onze website bezoeken of contact met
ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen
heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt
maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”),
of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt
indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons
opnemen via telefoon: 071 740 00 04 of e-mail: info@werkmakelaardij.nl. Als u
niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, of als u uw klacht liever
niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
De Makelaar is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en
zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de
regels die voortvloeien uit de AVG en andere wet- en regelgeving naleven.
Persoonsgegevens die wij verwerken, grondslag en doeleinden
Klanten
Indien u ons inschakelt voor
de verkoop of verhuur van een woning, verzoeken wij u om ons de volgende
persoonsgegevens te verstrekken:
• uw naam, adres, geslacht en
contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
• de omschrijving en de kenmerken van
de woning zoals oppervlakte, kadastrale gegevens, WOZ-waarde, de vraagprijs of
huurprijs, enzovoort;
• een kopie van uw paspoort of
identiteitsbewijs, waarin wij het BSN-nummer onleesbaar maken.
Wij verwerken deze persoonsgegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan
ons verstrekt, om u bij te staan bij de verkoop of verhuur van uw woning. De
grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met
ons bent aangegaan.
De kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs vragen wij u omdat wij op grond
van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
verplicht zijn om onze klanten te identificeren aan de hand van het originele
identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Wij maken het
BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking
daarvan.
Indien u ons inschakelt voor de aankoop of huur van een woning, verzoeken wij u
om ons de volgende persoonsgegevens te verstrekken:
• uw naam, adres, geslacht en
contactgegevens zoals uw telefoonnummer en e-mailadres;
• het zoekprofiel met uw woonwensen,
waaronder de maximale koopprijs of huurprijs die u wilt betalen;
• een kopie van uw paspoort of
identiteitsbewijs, waarin wij het BSN-nummer onleesbaar maken;
• nadat u een woning heeft gekocht of
gehuurd: uw nieuwe adres en de transactiegegevens;
Wij verwerken deze gegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons
verstrekt, om u bij te staan bij het zoeken en aankopen of huren van een
woning. De grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst
die u met ons bent aangegaan.
De kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs vragen wij u omdat wij op grond
van de Wwft verplicht zijn om onze klanten te identificeren aan de hand van het
originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen. Wij maken
het BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de
verwerking daarvan.
Betalingsgegevens
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die
nodig zijn voor het sturen van een rekening voor de diensten die de Makelaar
verricht en het ontvangen van betalingen (zoals uw bankrekeningnummer). De
grondslag voor deze verwerking is het uitvoeren van de overeenkomst die u met
ons bent aangegaan.
Potentiële klanten
Wij verwerken ook persoonsgegevens van potentiële klanten. Van bezoekers
van onze website die het daarop aangeboden zoekformulier invullen leggen we de
volgende gegevens vast:
• naam, adres, telefoonnummer en
e-mailadres;
• het zoekprofiel met uw woonwensen,
waaronder de maximale koopprijs of huurprijs die u wilt betalen;
• het tijdstip waarop u het formulier
heeft ingevuld.
Van potentiële klanten die ons op andere wijze benaderen – zoals per e-mail,
telefoon of door het afgeven van een visitekaartje, verwerken wij de gegevens
die zij bij ons achterlaten. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons
verstrekt en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een
vraag heeft).
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te
nemen indien nodig, bijvoorbeeld om u de resultaten van een zoekopdracht te
versturen of om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens
omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang,
namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het
verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Hoe lang bewaren wij uw
persoonsgegevens?
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder facturen en andere administratieve
bescheiden waarop uw persoonsgegevens vermeld zijn, gedurende een periode van
zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale
bewaarplicht.
Kopie paspoort
Wij bewaren de kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs gedurende een periode
van vijf jaar om te kunnen voldoen aan de bewaarplicht in de Wwft.
Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende twee jaar na het laatste contact,
tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Met wie delen wij uw gegevens?
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken
indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven
doeleinden.
Zo maken wij gebruik van externe partijen voor:
• onze softwareoplossingen
(bijvoorbeeld via ons CRM-systeem Kolibri);
• het verzorgen van de (financiële)
administratie;
• het verzorgen van nieuwsbrieven en
uitnodigingen.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de
beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Wij kunnen uw gegevens daarnaast aan derden verstrekken indien u ons daarom
verzoekt. Zo kunnen wij uw gegevens rechtstreeks aan een notaris verstrekken
indien u overgaat tot aan- of verkoop van een woning.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van
geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken,
bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen
getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en
ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider
eveneens dergelijke passende technische en organisatorische
veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw
persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. Het recht op rectificatie van uw
persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
c. Het recht om bezwaar te maken tegen
de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de
verwerking van uw persoonsgegevens.
d. In bepaalde gevallen: het recht om
uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
e. Het recht om uw persoonsgegevens in
een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die
gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie
artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het
begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de
toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring
aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website
plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie mei 2018